Sosialisasi Dan Diseminasi Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Arsip Bidang Keuangan Dengan Strategi Manajemen Kinerja Pada Politeknik Negeri Bengkalis
Dalam rangka membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan bagi instansi pemerintahan diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang mampu mendukung program reformasi birokrasi. Sejalan dengan hal tersebut Politeknik Negeri Bengkalis pada Senin, 1 Juli 2024 menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Optimalisasi Pengelolaan Arsip dengan Stategi Manajemen Kinerja pada Politeknik Negeri Bengkalis yang bertempat di ruang rapat pimpinan gedung kuliah terpadu III. Sosialisasi ini merupakan salah satu tahapan kegiatan dalam gagasan aksi perubahan yang diprakarsai oleh Selamat, S.Sos, selaku Kepala Bagian Keuangan dan Umum. Dimana aksi perubahan tersebut merupakan bagian dari upaya aktualisasi Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angakatan I Tahun 2024 yang diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi.
Kehadiran Direktur, Wakil Direktur I, Wakil Direktur II, Wakil Direktur III, Jurusan, Pusat, UPA, Bagian, Dosen, Tendik dan Staf Bagian Keuangan Politeknik Negeri Bengkalis menunjukkan komitmen mereka terhadap penataan dan pengelolaan arsip secara optimal dengan bidang keuangan dengan strategi manajemen kinerja. Dalam upaya optimalisasi pengelolaan arsip Ada 8 strategi majemen kinerja yang diterapkan yaitu: 1) memperkuat kebijakan dan menjalankan POS dengan tertib. 2) melakukan mentoring dan coaching. 3) pemanfaatan teknology yang tepat guna. 4) penggunaan google drive untuk penyimpanan database. 5) membangun komitmen bersama untuk meningkatkan kinerja organisasi. 6) melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin maupun berkala. 7) Memberikan reward dan punishment atas capaian kinerja. Dan 8) Membangun budaya kerja yang sehat dan produktivitas dalam mingkatkan kinerja.
Kegiatan sosialisasi ini diawali dengan sambutan sekaligus pembukaan oleh Direktur Politeknik Negeri Bengkalis Bapak Johny Custer, S.T., M.T., yang menekankan pentingnya pengelolaan dan penataan arsip dan adaptasi terhadap perkembangan era teknologi digitalisasi ini. Adapun output dari kegiatan aktualisasi ini memiliki 3 output yaitu: 1) pengelolaan arsip berbasis digital. 2) penataan dan pengelolaan arsip secara konvensional dan 3) terbitnya Prosedur Operasional Standar (POS) pengelolaan arsip bebasis digital. Direktur juga menekankan pentingkan komitmen bersama dalam membangun dan mengelola arsip ini secara bersama-sama dan harapan kedepannya dapat terciptanya arsip center di Politeknik Negeri Bengkalis dimasa yang akan datang.
Selanjutnya, Selamat, S.Sos, dalam paparannya mengungkapkan latar belakang munculnya gagasan aksi perubahan berjudul ” Optimalisasi Pengelolaan Arsip Bidang Keuangan dengan Strategi Manajemen Kinerja pada Politeknik Negeri Bengkalis” yang menekankan urgensi penataan dan pengelolaan arsip secara maksimal dengan denga strategi manaejemen kinerja, sebagai salah satu upaya peningkatan kinerja organisasi pada Politeknik Negeri Bengkalis. Ia juga menguraikan manfaat dan kemudahan yang diberikan melalui pemanfaatan optimalsisasi dalam pengelolaan arsip bidang keuangan serta memberikan gambaran langkah-langkah praktis dalam mengimplementasikan teknologi ini dan bagaimana mengatasi potensi kendala yang mungkin timbul selama proses aksi perubahan berjalan guna untuk peningkatan kinerja organisasi.
Selain itu dukungan dari wakil direktur bidang Umum dan Keuangan selaku mentor menyampaikan bahwa sebagai bentuk dukungan penuh Politeknik Negeri Bengkalis terhadap aksi perubahan yang di gagas oleh Bapak Selamat maka kegiatan ini akan di jadikan program kerja tahun 2024 bidang Keuangan dan Umum yang kedepanya akan mewujudkan Arsip Center pada Politeknik Negeri Bengkalis. Kemudian sebagai bentuk komitmen bersama Seluruh pegawai dibawah bagian keuangan dan umum di wajibkan menyusun program kerja penataan arsip secara digital di bidang masing-masing yang di tuangkan dalam SKP tahunan pegawai. Program ini juga di dukung penuh pendaannya dari DIPA Politeknik Negeri Bengkalis Tahun anggaran 2024. Diharapkan output dari program ini akan memberikan dampak positif terkait penataan arsip yang lebih baik sebagai wujud arsip center pada politeknik negeri bengkalis dimasa yang akan datang.
Sosialisasi ini diharapkan menjadi tonggak penting dalam menyadari pentingnya transformasi digital dalam mengelola data dan informasi pada lembaga pemerintahan. Harapannya, aksi perubahan ini tidak hanya berhenti pada tingkat sosialisasi, melainkan menjadi langkah yang berkelanjutan sehingga pengelolaan arsip di Politeknik Negeri Bengkalis dapat berjalan lebih efektif dan efisien, dan kedepannya terbangun sistem arsip center. Selain itu, diharapkan konsep ini dapat diadopsi oleh semua unit yang ada pada Politenik Negeri Bengkalis dan memastikan terpenuhinya kriteria inovasi yang ada yaitu dapat diadopsi/direplikasi.
Dengan langkah ini, diharapkan tercipta pemerintahan yang lebih terbuka, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat, sejalan dengan visi Politeknik Negeri Bengkalis untuk mewujudkan SDM yang berkualitas melalui peningkatan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan tetap berlandaskan pada norma dan nilai-nilai luhur masyarakat serta mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Melalui strategi manaejemn kinerja dan peningkatan efisiensi dalam pengelolaan arsip, diharapkan bahwa kinerja pelayanan publik di Politeknik Negeri Bengkalis akan meningkat secara signifikan. Kemampuan untuk mengakses informasi dengan cepat dan akurat akan mempercepat proses pengambilan keputusan yang tepat, menghasilkan kebijakan yang lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
